El desembolso de los programas federales, estatales y otros programas, serán registrados en la cuenta del estudiante, no más tarde de tres días a partir de la fecha de recibo de los fondos a la institución. De surgir algún balance en crédito, la Oficina de Recaudaciones solicitará el cheque a la Oficial de Desembolsos y entregará el cheque de sobrante al estudiante, dentro de los próximos catorce días calendarios.

La administración de la cuenta del estudiante es responsabilidad del Director de la Oficina de Recaudaciones y/o personal asignado, de cada localidad.

Procedimiento para la administración de la política:

-Postear a las cuentas de los estudiantes los desembolsos de los programas de ayudas a más tardar tres días del recibo de los fondos.

-Analizar y validar la exactitud de las cuentas de los estudiantes.

-De surgir algún balance en crédito, preparar la solicitud de cheques de  sobrante dentro de los próximos 5 días calendarios, después del posteo.

-Someter el informe de solicitud de cheques a la Oficina de Recaudaciones Institucional, la directora institucional y/o el personal asignado validara las cuentas de los estudiantes para asegurarse que no ha existido ningún cambio y el balance crédito se sostiene. Una vez completado el proceso de validación somete a la oficial de desembolsos en la oficina de Contabilidad, a más tardar el séptimo día, a partir de la fecha de posteo.

-La Oficina de  Contabilidad genera los cheques y/o pagos electrónicos (eft) , a no más tarde de tres días de a partir de la fecha de recibo del informe de solicitud de cheques.

-Luego de recibir  los cheques y/o pagos electrónicos (eft) en la Oficina de Recaudaciones, se registra a la cuenta de los estudiantes (ledger card) y se notifica a los estudiantes  la disponibilidad de los mismos, no más tardar de dos días.

-Del estudiante no recoger el cheque , la Oficina de Recaudaciones lo enviara por  correo postal. Los cheques enviados por correo se identifican con un sello de goma “enviado por correo”, fecha de envió y firma de remitente.

-Los cheques devueltos por el correo, así como los no pagados por el banco, se cancelan en libros y los fondos se revierten al programa de origen, a los 90 días de la emisión del cheque.

La porción de cheque correspondiente a préstamo estudiantil, se devuelve al banco/DEF y se ajusta el pagaré.

El estudiante puede reclamar el producto de un sobrante de ayudas, de un cheque cancelado, dentro del mismo año fiscal.